Este artigo apresenta os resultados de uma pesquisa qualitativa genérica, de caráter descritivo e exploratório, realizada junto a servidores da Diretoria de Gestão de Pessoas do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Sul (IFRS). O objetivo deste estudo foi compreender as percepções dos participantes sobre os desafios enfrentados na gestão de processos administrativos e no acesso à informação normativa, com foco na possibilidade de implantação de uma ferramenta de inteligência artificial. A coleta de dados foi realizada por meio de entrevistas semiestruturadas e analisada utilizando a técnica de análise de conteúdo. A partir das falas dos participantes, emergiram quatro categorias temáticas principais: fontes de busca de informação, retrabalho institucional, ausência de padronização de procedimentos e percepção sobre o uso da IA. Os resultados indicam práticas informais de gestão do conhecimento, sobrecarga de tarefas e dificuldade de uniformização nos atendimentos. As percepções sobre a IA revelam potencial de aplicação para organizar e democratizar o acesso à informação normativa. Os achados reforçam a relevância de soluções tecnológicas integradas à rotina institucional e apontam caminhos para futuras investigações no campo da inovação nos setores públicos.